Tip:
Highlight text to annotate it
X
Szervusztok, a nevem Nicola Grapputo és az NNG budapesti központjában dolgozom,
fejlesztési igazgatóként.
Ebben a videóban azzal a kérdéssel foglalkozom, hogy a munkakörödtől függetlenül
mennyire fontos az idő beosztása.
Röviden: létfontosságú.
Az idő beosztásának köze van a célok felállításához, a folyamatos fejlődéshez,
a prioritások és értékek ismeretéhez.
Az idő helyes beosztása nem más, mint önismeret.
Karriermenedzsment. És mivel sok alaptétele vonatkozik a mindennapi életünkre is, mind a munkában,
mind a magánéletben, ezért életvezetési kérdés is.
Létfontosságú téma, és szerteágazó is.
Ebben a rövid videóban csak néhány gyakorlati vonatkozással fogok foglalkozni,
remélem elég kedvet csinálnak majd a téma mélyebb vizsgálatához.
A karriered során magasabb szinten csak három dolgot kell menedzselned:
a tudásodat, a kapcsolati hálódat és az idődet.
Az idő nagyon véges erőforrás:
használunk is olyan kifejezéseket, hogy “spórolj időt” vagy “időmegtakarítás”, de az igazság az, hogy időt nem lehet megtakarítani.
Az időt csak használni lehet.
A mi feladatunk, hogy okos módon használjuk.
Az első tanácsom ez: sajnáld az idődet.
Figyelj oda ezekre:
Egy: csak olyan meetingekre menj be, ahol biztosan szükség van a jelenlétedre.
Ne fogadj el meeting-meghívásokat automatikusan,
ha pedig kétségeid vannak, kérdezd meg, hogy kaphatsz-e felmentést.
Kettő: ha túl vagytok azokon a pontokon, amikhez te is hozzá tudsz tenni,
akkor nyugodtan kérj elnézést és menj ki a meeting vége előtt.
Három: adj felelősséget a beosztottaidnak, legyen elszámolási kötelezettségük is.
Amellett, hogy ezzel több eredményt érhetsz el, mint egyedül,
sok meetingen helyettesíthetnek is.
Négy: mutasd ki, hogy sajnálod az idődet azzal, hogy figyelsz mások idejére.
Ne szervezz kétórásnál hosszabb meetingeket, főleg reggelre ne,
és ha úgy gondolod, elég 45 perc egy kérdés megvitatására,
akkor 45 perces meetingre küldj meghívót, ne egyórásra.
Az emberek megértik majd és értékelik hogy akár 15 perc (az ő 15 percük) is fontos neked.
Alakíts ki időszakokat, amikor nincsenek meetingek. Inkább legyen két vagy három meeting egymás után,
mint hogy fél óra szünet legyen közöttük.
Így zavartalan időszigetek alakulnak ki a naptáradban,
amikor kizárólagos figyelmet tudsz szentelni a sok agymunkát igénylő feladatoknak, a tervezésnek vagy épp értékelésnek.
Egyórás ebédszünetek: biztos szükség van rájuk minden nap?
Ha igen, akkor azért tartsd észben: 5 hétnek megfelelő időt töltesz egy évben
ebédekkel, évi 200 munkanappal számolva.
5 hetet.
Alternatív megoldás:
legyen heti egy egyórás ebédszüneted a kollégáiddal, kapcsolatépítésre,
a maradék 4 napon gyorsan kapj be valamit 15 perc alatt.
Így csak 2 órát fogsz evéssel tölteni minden héten,
akár 3 hétnyi időt nyerve egy évben, amit a karrieredre szánhatsz,
mellesleg a nap egy csendes, ennélfogva produktív időszakában,
amikor mindenki más ebédel.
A második tanácsom: menedzseld az időt úgy, hogy vizualizálod a speciális feladatokat.
Én egy nagyon egyszerű eszközt használok, úgy hívom, elsőbbségi négyzetek.
A papír-tollas változatban egy A4-es lapra 4 négyzetet rajzolok,
2 tengely mentén.
A vízszintes tengely a feladat sürgősségét mutatja,
a függőleges a fontosságát.
Egy ilyen lapot 2-3 hétig használok, mielőtt újat kezdek.
Felírom rá a speciális feladatokat, amiket vagy nekem kell elvégezni,
vagy felügyelnem kell őket, hogy elkészüljenek.
Speciális feladatok alatt a nem rutinfeladatokat értem,
amelyek nem heti vagy napi feladatok, és azokat, amelyek stratégiailag nem olyan fontosak,
hogy a részlegem folyamatos fejlesztési tervében már egyébként is szerepeljenek.
Szóval nem könyvelek duplán.
Mondok egy példát: a pénzügy arra kér, hogy töltsek ki egy táblázatot a túlórapénzekkel kapcsolatban a jövő hétre.
Felírom a feladatot az elsőbbségi négyzetes papírra.
Ez nem rendszeres feladat és nem szerepel a részlegem stratégiai feladatai között.
Kell csinálnom egy videót az időmenedzselésről?
Felírom.
Adok egy feladatot valakinek a csapatból, amit határidőre kell megcsinálnia?
Felírom.
A felírt feladatok állapota lehet:
nem bekarikázott, ami azt jelenti, hogy a feladat még nem kezdődött el;
szaggatott vonallal bekarikázott: el van kezdve, de még nincs befejezve;
teljesen bekarikázott: a feladat kész.
Ekkor kezdődik a játék:
be kell karikáznom az összes feladatomat.
A módszer előnyei:
Soha nem felejtek el semmit.
Minden reggel ránézhetek a lapra és tudom, mit kell megcsinálnom először, másodszor
és harmadszor.
Egyfajta elégedettségérzést ad,
ha bekarikázok egy elvégzett feladatot, és ezt sosem szabad alábecsülni.
Megvizsgálhatom, hogy a jó feladatokkal foglalkozom-e.
Főleg nagy értékű feladatokkal foglalkozom?
Jó!
Sok fontos feladatot végzek, de mindig rohanok?
Valami nincs rendben!
Általában alacsony értékű vagy értéktelen feladatokat végzek?
Valami nagyon nem jó!
Mivel mindenhová magammal viszem a lapot az irodában,
ez azt az üzenetet közvetíti, hogy összeszedett és megbízható kolléga vagyok,
ezen kívül pedig rögtön frissíteni tudom a négyzeteket, ahogy felmerül egy feladat.
Az én szememben ez egy olyan módszer, amivel mindenki nyer.
Persze a papír helyett lehet elektronikus változatot is használni.