Tom Wujec - Got a wicked problem? first, tell me how you make toast

Fordító: Peter Pallós Lektor: Orsolya Kiss Néhány éve véletlenül rábukkantam egy tervezési gyakorlatra, amely bonyolult dolgokat segít megérteni és megoldani. Mint a hasonló gyakorlatok, elsőre ez is egyszerűnek látszik, de ha tüzetesen megnézzük, kiderül, hogy meglepő igazságot tár föl arról, hogyan működünk együtt, és hogyan értelmezzük a dolgokat. A gyakorlat három részből áll. Ismerős feladattal indul, nevezetesen, a pirítós-készítéssel. Egy ív üres papírral és egy filctollal kezdődik: szavak nélkül föl kell rajzolni, hogyan készül a pirítós. Az emberek többsége ilyesmit rajzol. Veknit, majd kenyérszeleteket rajzolnak, s végül kenyérpirítót. Benne van a kenyér egy ideig. Kipattan és tessék! Két perc elteltével: pirítós és boldogság. Évek alatt százával gyűjtöttem a pirítósokról készült rajzokat, némelyikük egész jó, mert pontosan ábrázolják a pirítós-készítés folyamatát. Vannak gyengébbek is. Ezekről nem tudni, mit akarnak ábrázolni. Jobban megnézve őket, némely rajz a pirítós-készítés egyes elemeit figyelembe veszi, másokat nem. Vannak olyanok, amelyek csak a pirítósról szólnak, hogyan lesz a kenyérből pirítós. Mások csak a kenyérpirítóval foglalkoznak; a mérnökök imádják lerajzolni a készítés mechanizmusát. (Nevetés) Megint mások emberekre összpontosítanak. Szemléltetik, hogyan készítik a pirítóst. Mások a pirítós-készítés beszerzési útvonalát rajzolják le, vissza a boltig. Végigmennek a beszerzési rendszeren egészen vissza a búzamezőig, az egyik fickó visszament a Big Bangig. Vannak teljesen őrült rajzok. De nyilvánvaló, hogy bár a rajzok erősen különböznek egymástól, egy szempontból azonosak. Észreveszik-e, miben? Látják? Mi a közös bennük? A legtöbb rajz elemeket és kapcsolatokat tartalmaz. Az elemek érzékelhető tárgyak, mint a kenyérpirító és az emberek. A kapcsolatok összekötik az elemeket. Az elemek és a kapcsolatok összessége pedig modellezi a teljes rendszert, így gondolatban átlátjuk a modelleket, hogy valami miként működik, vagy hogyan épül föl. Ebben áll a rajzok értéke. A rendszermodellek érdekessége, hogy láttatják a különböző szempontokat. Pl. az amerikaiak a pirítóst kenyérpirítóval készítik. Ez magától értetődik. De sok európainak természetes, hogy serpenyőben készíti. Sok diák tábortűzön készíti. Ezt nem nagyon értem. Egy csomó MBA-diák így csinálja. Az összetettség az elemek számával mérhető, számuk átlagosan 4 és 8 között van. Ha ennél kevesebb, a rajz primitív, de könnyen érthető; ha 13-nál több, az már sokkoló hatású. Túl bonyolult. Az arany középút 5-től 13-ig terjed. Ezért, ha valamit rajzban akarunk közölni, legalább 5 és legfeljebb 13 elemet használjunk. Lehet, hogy nem rajzolunk ügyesen, de a lényeg, hogy ösztönösen tudjuk, hogyan bontsuk szét a bonyolult dolgokat egyszerűbbekre, és azután hogyan kössük őket újra össze. Ezzel elérkeztünk a gyakorlat második részéhez, ami a pirítós készítéséről szól, de most öntapadó cédulák vagy kártyák segítségével. Azután mi történik? Kártyák segítségével az emberek pontosabb, részletesebb és logikusabb elemeket rajzolnak. Lépésenként látható, hogyan folyik az elemzés, és ahogy épül a modell, mozognak az elemek ide-oda, átrendezgetik őket, mint a LEGO-***ákat. Bár magától értetődőnek látszik, ez a szakasz nagyon fontos. A kifejezés gyors közelítése, majd az átgondolás és az elemzés valójában az egyetlen módszer az egyértelműség elérésére. Ez a tervezési folyamat lényege. A rendszerelméletesek szerint az ábrázolás változtatásának könnyedsége a modell javításának szándékával korrelál. Az öntapadó cédulák rendszere ezért nemcsak rugalmasabb, hanem több elemet is eredményez, semmint statikus rajzot. A rajzok sokkal gazdagabbak. Ezzel elérkeztünk a gyakorlat harmadik részéhez, amelyben le kell rajzolni a pirítóskészítést, de most csoportban. Akkor mi történik? Elmondom, mi. Kissé kuszán indul, azután jön az igazi zűrzavar, majd a helyzet még kaotikusabbá válik, de ahogy finomodik a modell, a legjobb elemek egyre feltűnőbbé válnak, és minden közelítéssel a modell kezd letisztulni, mert az emberek egymás ötleteire építenek. Előttünk áll az egyesített rendszermodell, amely magában foglalja a résztvevők más-más szempontjait, ez egészen más eredmény, mint amit megbeszéléseken szoktunk tapasztalni? A rajzok általában legalább 20 elemből állnak, de a résztvevőket nem sokkolja az ábra, mert maguk is részt vettek a modell megalkotásában. Az is érdekes, hogy a csoportok spontán iktatnak a modellbe plusz szervezési rétegeket. Az ellentmondásokat úgy kezelik, hogy elágazó és párhuzamos szerkezeteket adnak hozzá. Ha a résztvevők teljes csöndben dolgoznak, a feladatot sokkal jobban és gyorsabban végzik el. Érdekes, hogy a beszélgetés zavarja a folyamatot. Néhány fontos tanulság az elmondottakból. Először: a rajz segít, hogy a helyzeteket elemek és kapcsolatuk rendszereként fogjuk föl. A mozgatható kártyákkal jobb rendszermodellek készíthetők, mert rugalmasabban közelítünk. A csoport cédulái azután a legátfogóbb modelleket eredményezik, mert többféle szempontot szintetizálunk. Ez érdekes. Amikor az emberek megfelelő körülmények között dolgoznak együtt, a csoportmodellek sokkal jobbak, mint az egyéni modellek. Ez a megközelítés jól működik a pirítós-készítés lerajzolásakor. De mi van, ha lényegesebbet vagy sürgősebbet akarunk lerajzolni, mint pl. szervezeti elképzeléseket vagy vásárlói tapasztalatot, vagy hosszú távú fennmaradást? A szemléltetés már-már forradalmi méreteket ölt. Egyre több szervezet keresi a megoldást makacs gondjaira közösen készített rajzokban. Szerintem előnyben vannak, akik mozgatható elemekként és kapcsolatokként képzelik el a világot. A gyakorlat nagyon egyszerű. Kérdéssel kezdődik, összegyűjtjük az elemeket, finomítjuk az elemeket, újra finomítjuk, finomítjuk, finomítjuk és finomítjuk, és kialakul a modell. A csoport tisztázza a kérdést, és megtalálja rá a választ. Ez az egyszerű ábrázolás és ismételt pontosítás igazán kiváló eredményre vezet. Fontos tudnunk, hogy az eszmecsere a fontos tényező, nemcsak maguk a modellek. A viszonyítási alap ábrái több száz, sőt több ezer elemet tartalmazhatnak. Egy példa egy Rodale nevű szervezetről. Ez egy nagy kiadóvállalat. Az egyik évben rengeteg pénzt veszítettek, a vezetőik három nap alatt ábrázolták az egész tevékenységet. Érdekes, hogy miután ábrázolták az egész üzletmenetüket, rendszert rendszer hátán, visszanyertek 50 millió dollár jövedelmet, az ügyfelek értékelése D-ről A-ra javult. Miért? Mert egyetértettek s alkalmazkodtak a vezetőik. Most az a dolgom, hogy segítsek a szervezeteknek fogas kérdéseik megoldásában, közös ábrázolás segítségével, és a drawtoast.com című honlapomon összegyűjtöttem a legjobb példákat. Ezekből megtanulhatják, hogyan tartsanak foglalkozást. Sokat tanulhatnak a képszerű nyelvről, és a kapcsolatok szerkezetéről, amelyek általános ügyekhez alkalmazhatók. Különböző példák tölthetők le a szervezeteinkben adódó kényes feladatok megoldásához. A pirítós lerajzolása, mint látszólag egyszerű tervezési feladat, segít, hogy érthetővé, elkötelezetté váljunk, s összehangolódjunk. Legközelebb, ha találkoznak egy érdekes feladattal, idézzék föl, mire tanít a tervezés. Alakítsák gondolataikat láthatóvá, érzékelhetővé és közérthetővé. Ez egyszerű, szórakoztató és hatékony, Úgy hiszem, ez egy üdvözítő elv. Köszönöm. (Taps)